نرم افزار ACCESS و کاربرد آن در مدیریت

دسته بندي : علوم انسانی » مدیریت
مقدمه
مديريت پايگاه داده ها (چه داده هاي متني يا تصويري يا غيره) شايد مهمترين كاربردي بوده است كه همواره از كامپيوترهاي تجاري خواسته شده است. به همين دليل در چند سال گذشته قبل از ظهور محيطهاي مبتني بر رابط گرافيكي شاهد حكومت زبان cobol بر امپراطوري كامپيوتر بوديم. بعد از اين امر ظهور برنامه dBase و فروش حيرت آور آن خبر از همين احتياج مبرم به پايگاه داده ها مي داد.
باز در اين عرصه نيز شركت مايكروسافت بيكار ننشست و Access كه كاستيها و اشكالات برنامه هاي قبلي را برطرف نموده و كار با داده ها را به صورت فوق العاده اي راحت تر ميکند عرضه کرد.
اين برنامه كه همراه با كار در محيط كاملا گرافيكي ويندوز حتي قابليت نصب در شبكه و internet را نيز دارد بدون شك يك نياز شركتهاي تجاري, برنامه نويسان, طراحان صفحات وب و حتي براي اشخاص معمولي براي كنترل داده ها و اطلاعات خود بوده است.

شناسایی اصول ابزارهای لازم برای اجرا نرم افزار ACCESS
براي مطالعه اين دوره آموزشي نياز است كاربران محترم آشنايي با محيط ويندوز و SQL داشته باشند.
جهت نصب و اجراي نرم افزار هاي Office كه اكسس نيز شامل آن مي شود، نياز به سيستمي با مشخصات ذيل مي باشد:
• حداقل سيستم مورد نياز كامپيوتري با پردازشگر PENTIUM 3 يا بالاتر
• ميزان حافظه RAM بسته به سيستم عاملي كه از آن استفاده مي كند دارد
• سيستم عامل WINDOWS98
• 24 مگابايت MBحافظه به اضافه 8 مگابايت حافظه RAM براي هر يك از برنامه هاي OFFICE كه بطور همزمان با برنامه Microsoft Access اجرا مي شوند
• سيستم عامل Windows Me يا Windows Nt 32 مگابايت حافظه RAM به اضافه 8 مگابايت حافظه RAM براي هر يك از برنامه هاي OFFICE
• سيستم عامل WINDOWS 2000 professional 64 مگابايت حافظه به اضافه 8 مگابايت حافظه RAM براي هر يك از برنامه هاي OFFICE
• هارد ديسك: فضاي حافظه هارد ديسك بسته به پيكر بندي انجام شده متفاوت خواهد بود و با نصب سفارشي برنامه OFFICE ممكن است فضاي مورد نظر افزايش يا كاهش يابد
• 245 مگابايت از فضاي آزاد موجود در هارد ديسك كه 115 مگابايت از آن در محلي قرار داشته باشد كه در سيستم عامل خود را در آن نصب نموده ايد، 50 مگابايت فضا ديگر ديسك براي كاربراني كه از سيستم هايي به غير از Windows 2000 و windows me استفاده مي كنند.
• سيستم عامل
برنامه Access 2003 قابل نصب روي سيستم عامل هايي چون Windows 2000 و WINDOWS98 و windows me و Windows 2002 و بالاتر مي باشد.


شروع کار با اکسس
در درس قبل با قابلیتها و كاربردهای اكسس آشنا شدید و ضرورت استفاده از این برنامه در جهات مختلف زندگی آشنا شدید و با توجه به كاركرد راحت اكسس و شی گرا بودن آن اكسس نسبت به برنامه های دیگر مدیریت پایگاه داده ها امتیازات بیشتری دارد.
مفهوم شی گرائی:
وقتی كه در مورد یك برنامه از مفهوم شی گرایی صحبت می كنیم یعنی در هنگام كار با آن همواره با شی های مختلف سروكار دارید و حتما لازم نیست كه زبان برنامه نویسی خاصی بلد باشید یعنی در واقع شی گرایی كنترل و مدیریت اشیا و نحوه قرارگیری آنها به جای استفاده از دستورات است. به عنوان مثال وقتی ما می خواهیم در محیطی مانند faxpro یك دكمه ایجاد كنیم كه هنگام فشاردادن آن اطلاعات كاربری مشتری در جدول ثبت شود باید دستورات بسیار پیچیده و ویژه ای بنویسیم ولی در محیط اكسس كافی است از قسمت ابزار با استفاده از شی دكمه (وسیله ای جهت ساخت دكمه های مختلف) این دكمه را به راحتی ایجاد می كنیم .
آغاز كار با اكسس:
شما بعد از نصب بسته نرم افزاری آفیس می توانید با رفتن به قسمت start سپس قسمت programs و انتخاب microsoft access وارد محیط اكسس شوید. البته بسته به نحوه نصب شدن برنامه ممكن است برنامه اكسس در قسمت ذكر شده نباشد و به صورت معمول این برنامه در این قسمت قرار می گیرد.
با وارد شدن به محیط اكسس با پنجره ای مانند شكل 21 ظاهر می شود كه به شما امكان می دهد تا آنچه را كه می خواهید انجام دهید انتخاب كنید.گزینه های موجود در این قسمت به ترتیب زیر است:
1. Blank access database : با استفاده از این گزینه شما می توانید یك پایگاه داده جدید ایجاد كنید.
2. access database wizards : با استفاده از این گزینه شما می توانید با استفاده از جادوگر اكسس كه كار شما را بسیار آسانتر می كند یك پایگاه داده بسازید (بعدا به طور مفصل توضیح خواهم داد)
3. open an exiting file:با این گزینه شما می توانید پایگاه داده ای را كه قبل ایجاد كرده اید برای ایجاد تغییرات دوباره باز كنید.
4. از كادر زیر قسمت 3 شما می توانید پایگاه داده ای را كه به تازگی برروی آن كار كرده اید باز كنید. بعد از انتخاب گزینه مورد نظر شما باید با زدن Ok به مرحله بعدی بروید. اگر هر خواستید با زدن دكمه Cancel به محیط اكسس وارد شوید. (فعلا برای آشنایی با محیط اكسس Cancel را بزیند)
ضمن قابل ذكر است كه برای ساختن پایگاه داده جدید آنرا باید در همان ابتدا ذخیره كنید و اینگونه نیست كه بعد از پایان كار آنرا ذخیره كنید.